庁舎システムをクラウド化するメリットとは？自治体クラウドの今後と併せて解説

※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります

近年問題視されている自治体庁舎の老朽化ですが、老朽化が問題となっているのは、庁舎だけではありません。

庁舎システムやネットワーク環境も見直しが必要です。

また、政府が計画を進めているガバメントクラウドの運用に対応するため、庁舎のDX化とクラウド化は急務となっています。

そこで今回は、庁舎システムをクラウド化するメリットと、自治体クラウドの今後について解説します。

庁舎も無関係ではない「2025年の崖」とは

日本経済を脅かすとされている2025年の崖は、自治体も無関係ではありません。

庁舎の老朽化と併せて、庁舎システムの老朽化対策も必要です。

また、政府が計画を進めているガバメントクラウドの運用に対応するため、庁舎のDX化とクラウド化は急務となっています。

2025年の崖とは

2025年の崖とは、現在利用されているシステムの老朽化などにより、大きな経済損失をもたらすと予測されている問題のことです。

経済産業省はこれを日本全体の問題としているため、もちろん自治体も無関係ではありません。

自治体が2025年の崖を克服するためには、DX化、クラウドの活用が重要となります。

庁舎内システムの種類

これまでの庁舎システムでは、庁舎内にサーバーを置く運用方法が一般的でした。

一方で、近年取り入れる自治体が増加しているのは、ベンダーが管理・運用するクラウドです。

さらに、クラウドには2つ種類があるため、庁舎内システムには合わせて3つの種類があるということになります。

オンプレミス

所有型とも呼ばれるオンプレミスは、庁舎内にサーバーを設置し、職員がシステムの管理・運用にあたるというものです。

従来の自治体では一般的な運用方法でした。

自治体クラウド

自治体クラウドとは、複数の自治体が庁舎外に設置したサーバーを共同で活用するシステムです。

インターネットを経由して利用するため、共同利用ができるようになっています。

運用・管理はベンダー側で行うため、庁舎にサーバーを持たず、サービスとして利用します。

単独クラウド

単独クラウドとは、自治体が独自にクラウドを導入するシステムです。

政令指定都市などの大規模な自治体などが導入しています。

共同利用ではないため、ニーズによってシステム構築が可能となっています。

ガバメントクラウドと自治体クラウドの違い

ガバメントクラウドは、政府と各自治体が共同で利用できるクラウド基盤のことです。

20の基幹業務を移行する計画を立てており、移行完了目標を2025年としています。

自治体クラウドとは異なるものですが、一部機能は自治体クラウドで試行されています。

自治体クラウドの今後

今後、自治体クラウドが不要かといえば、そうではありません。

ガバメントクラウドへの移行はあくまでも20の基幹業務のみの計画です。

そのほかの業務は、引き続き自治体クラウドで管理・運用することができます。

庁舎システムをクラウド化するメリット

庁舎システムをクラウド化することで、どんなメリットが期待できるのでしょうか。

オンプレミスよりも優れている点はなんでしょうか。

そこで、庁舎システムをクラウド化する4つのメリットについて解説いたします。

コスト削減

自治体クラウドの場合、複数の自治体と共同で利用するため、初期・運用コストともに削減できるでしょう。

平成28年の調査では、約半数が30％以上の経費削減が期待できると回答しています。

また、18町村が参加している埼玉町村会では、5年間で44.6％の経費削減に成功しました。

セキュリティ強化

多くの個人情報を保有する自治体にとって、セキュリティ対策は必要不可欠です。

庁舎システムをクラウド化すると、専門家による管理や入退室管理などにより、セキュリティ強化が期待できます。

また、各自治体だけでは導入できない高度なセキュリティソフトなどの導入も可能となるでしょう。

BCP対策

BCPとは、災害など非常時の業務継続計画のことです。

防災拠点となる庁舎は、素早い復旧が求められます。

庁舎外で情報を保有することで、庁舎が被災しても情報を失うことがなく、業務継続が可能となるでしょう。

職員の負担軽減

今まで、庁舎内に設置したシステムの管理は職員が行っていました。

しかし、クラウド化すれば、管理や運用をベンダーに委託することができます。

これにより職員の負担軽減が期待できるでしょう。

庁舎電話をクラウド型PBXへ

自治体クラウドは、複数の自治体との連携が必要なため、入念な計画が必要です。

そこで、スモールステップとして、電話交換機（PBX）をクラウド化している自治体が増加しています。

そこで、クラウド型PBXを導入するメリットについて解説します。

電話交換機（PBX）とは

PBXとは、多数の電話回線を集約し、内線同士の接続・外線と内線の接続などをコントロールする装置のことです。

これまでは、装置を庁舎内に設置するオンプレミス型が一般的でした。

しかし、ネットワーク環境の見直しに伴い、クラウド化が注目されつつあります。

クラウド型PBXによるメリット

クラウド型PBXは、インターネットを経由して電話の制御をするものです。

インターネット上に仮想のPBXを設置すると言い換えても良いでしょう。

配線工事なども不要なため、導入コストが低いこともメリットといえます。

一括管理

仮想のPBXを使用するため、装置そのものは必要ありません。

インターネット経由で利用するため、場所を選ばずに使用できます。

また、複数の拠点を一括管理することも可能です。

柔軟性向上

インターネットにアクセスできれば、庁舎の外にいても利用することができます。

自宅でも利用できるため、働く場所の柔軟性が向上します。

スマートフォンを内線として使用することも可能です。

BCP対策

庁舎が被災し、固定電話回線が使用できなくなると、従来のPBXは使用できなくなってしまいます。

しかし、クラウド型PBXであれば、庁舎外から固定電話の受発信が可能です。

また、通信を一括管理できるため、被災した庁舎の着信を別の庁舎へ転送できます。

通信費・設備費削減

オンプレミス型では、拠点間の通話は別のPBXを使用しているため、通話料がかかっていました。

クラウド型PBXであれば、接続されている電話同士の通話はすべて内線となるため、通信費が削減できます。

また、それぞれの拠点で装置の設置が不要なため、設備費も削減されます。

まとめ

2025年のガバメントクラウドへの移行が目前に迫った今、庁内システムのクラウド化は必須といっても良いでしょう。

ぜひ、庁内システムやネットワーク環境の見直しを検討してみてください。

さらなるDX化に向けて、スモールステップで始めていきましょう。

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