自治体のオフィス改革はどんな効果がある？事例も紹介！
※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります
近年は、企業のみならず自治体のオフィス改革も推奨されています。
しかし、オフィス改革といっても具体的にどんなことをするのか、どんな効果があるのか分からず、不安を抱えている方も多いでしょう。
そこで本記事では、自治体のオフィス改革について解説していきます。
自治体のオフィス改革を検討中であれば、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オフィス改革とは
ここでは、オフィス改革とは具体的にどんなことをするのか解説していきます。
フリーアドレス
フリーアドレスとは、個々の特定のデスクを持たず、自由に席を選んで仕事をすることです。
フリーアドレスには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。
完全フリーアドレスでは、ワークスペース内であれば、従業員が好きな席を選んで仕事をすることが可能です。
グループアドレスでは、部署やプロジェクトチームなどでグループ化されてデスクが決まっており、その中から好きな席を選んで仕事をします。
メリット
自治体をフリーアドレス化するメリットには、以下の3つがあります。
・社内のコミュニケーションが活発になる
完全フリーアドレスの場合、異なる部署や役職の方とも席が近くなることがあり、従来接点がなかった従業員ともコミュニケーションを取る機会が増えます。
社内のコミュニケーションが活発になると、職場の雰囲気が明るくなり、モチベーションアップにもつながるでしょう。
・業務効率化につながる
オープンスペースにミーティングができる場所をつくっておけば、部屋の予約などをする必要もなく、ミーティングや進捗確認をすぐに行うことができて作業効率が向上するでしょう。
・働き方改革の促進が可能である
仕事をする場所を自由に選べるため、介護や育児などで在宅ワークを希望する方にもおすすめです。
デメリット
自治体をフリーアドレス化するデメリットには、以下の3つがあります。
・慣れるまでが難しい
フリーアドレスに慣れるまでは、自由に席を選ぶことが難しく、同じ席に座ってしまう傾向があります。
フリーアドレスを導入したら、メリットを理解して従業員全員が快適に活用していくための工夫が必要でしょう。
・フリーアドレスに必要なオフィス環境が整っていない
固定電話やデスクトップパソコンを利用している場合は、フリーアドレスの導入が難しいといえます。
フリーアドレス化するには、スマートフォンやノートパソコンなどの活用が必要でしょう。
・連絡が取りにくい
近くにいるメンバーが毎回変わるため、来客時や電話の取り次ぎなど、すぐに居場所を知りたい場合に探しづらいです。
個室ブース
個室ブースは、突発的なミーティングや電話など、集中して作業したいときに利用することで、効率を向上させることが可能です。
1人用から2～4人で利用できる広めのものまでさまざまな大きさのものがあるため、オフィスに合ったブースを選びましょう。
交流スペース
交流スペースは、生産性の向上につながります。
人が集まるところには情報が集まり、その分アイデアが生まれやすくなるのです。
交流スペースを設けて職員のコミュニケーションを活発化させることで、新たな発想や問題解決に加え、職員同士がつながる機会も生み出してくれるでしょう。
オフィス改革の事例
愛媛県の西予市役所では、自治体初の働き方改革モデルオフィスを導入しました。
作業効率化実現のために職場環境を見直すことにより、従業員が新たな発想と挑戦に取り組むことを目的としています。また業務上だけでなく、健康面やプライベートにおいても満足できるような取り組みを実施しています。
改修したオフィスは「ウェルカム」「チーム」「集中」「コラボ」「プレイ」の5つのモードに分かれており、従業員が業務内容に合わせて好きな場所を選択できるようになっています。
職員からは「会議室の予約が不要になった」「席を変えることでリフレッシュできる」との声が上がっており、今後もより良い職場環境になっていくことが期待できるでしょう。
オフィス革命を行うにあたって必要なこと
ここでは、オフィス革命を行うにあたって必要なことについて解説していきます。
ペーパーレス化
フリーアドレスの場合、自席で書類の管理をすることができません。
離席時には物を残せないため、書類管理がしにくいのがデメリットとなります。
社内のネットワーク環境を整備したり、ペーパーレス化を図ったりすることで、デジタルツールでの書類管理や資料の共有ができるため、さまざまなワークスタイルに対応可能です。
連絡ツールを充実させる
フリーアドレスでは、同じチームのメンバーと離れた場所で作業をしたり、異なる部署の従業員と連絡を取ったりすることがあります。
来客時や電話対応など、すぐに従業員を探したい場合は、業務連絡や情報共有に支障が出ないように連絡ツールを充実させることが大切です。
配線レス化
フリーアドレスでは、席を移動してもすぐに仕事ができる環境になければなりません。
そのため、配線機能を十分に備えていることが大切です。
もし、配線を使用している場合に複数のデバイスを使用するならば、それだけ配線や電源コードが必要になり、毎回配線の付け替えをしなければなりません。
Wi-Fi環境を整えて配線レスにすれば、配線を気にせずに場所を問わないコミュニケーションが可能になります。
従業員への目的の共有やKPI設定
オフィス改革の成功には、従業員への目的の共有やKPI設定も重要です。
従業員が目的を正しく理解していなければ、本来の目的に伴った行動や結果を促すのは困難になってしまいます。
一人ひとりが意識することで、オフィス改革の目的や効果が十分に期待できるでしょう。
オフィス改革で期待できるメリット
ここでは、オフィス改革で期待できるメリットについて解説していきます。
コミュニケーションの活性化
オフィス改革によってフリーアドレス化すれば、偶発的に従業員間の交流を促し、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
また、部署内のチームワーク向上だけでなく、異なる部署との情報共有も活発化し、社内全体で業務がスムーズに進められるでしょう。
業務効率化
自分の好きな席で仕事をしたり、気軽にミーティングを行ったりすることで、従業員が働きやすい環境をつくり出せます。
働きやすい環境を整えると、従業員の集中力が高まって業務効率が向上するでしょう。
費用削減
無人受付システムやオンライン会議を導入することで、人件費や交通費などの費用削減につながります。
また、事前申告制にすることで残業代が削減された事例もあり、業務効率化や生産性向上も期待できるでしょう。
働き方改革の促進
オフィス改革は、働き方改革の促進にもつながります。
柔軟な働き方を必要としている従業員に対し、在宅ワークやサテライトオフィスなど、さまざまな働きやすい環境を提供できます。
アイデア創出
クリエイティブオフィスでは、従業員の知性や創造性、感性を働きかける環境が整っているため、新しいアイデアの創出を促してくれます。
フリーアドレスにすることで、本来関わることのない従業員とコミュニケーションを取り、新たなアイデアの創出が期待できるでしょう。
モチベーションアップ
フリーアドレス制を導入すると、仕事をする場の自由度が高まり、ストレス緩和やリフレッシュにつながります。
円滑な人間関係の構築や、明確な情報伝達が可能な環境を整えることで、社内全体のモチベーションが向上するでしょう。
まとめ
自治体のオフィス改革とは、フリーアドレス化や個室ブース、交流スペースの設置などをいいます。
オフィス改革を行うには、ペーパーレス化や連絡ツールの充実化など、さまざまな準備が必要です。
オフィス改革を行うと、準備の手間以上に業務効率化や費用削減、働き方改革の促進など、多数のメリットが期待できるでしょう。
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