新庁舎で自治体のスマートワークを実現！必要な機能と取り組みについて解説

※この記事は製品や技術にまつわるお役立ち情報＝豆知識を意図しておりますことから、弊社製品以外の製品や市場一般に関する内容を含んでいることがあります

新庁舎建設をきっかけとして自治体で検討される傾向にあるのがスマートワークの実現です。

スマートワークの実現により、人口減少による労働力低下という社会的課題の解決と、住民サービスの維持・向上を同時にかなえることが可能となります。

自治体のスマートワークを実現するためには、新庁舎の機能についてもしっかりと検討することが必要です。

そこで本記事では、スマートワークを実現するために必要な新庁舎の機能と、自治体が推進するべき取り組みについて解説していきます。

自治体におけるスマートワークとは

自治体におけるスマートワークについて解説する前に、スマートワークとは何かを解説していきます。

自治体におけるスマートワークとは？

まずスマートワークとは、ICTを活用することにより、時間や場所の制約を受けずに効率よく仕事を進める働き方のことです。

2025年問題で示されているように、人口減少や少子高齢化が進む中で、労働力の低下という社会的課題が生まれています。

このような問題を解決することができ、働き方改革の施策として注目されているのがスマートワークです。

次に、自治体におけるスマートワークがどういう形になるのか解説していきましょう。

自治体がスマートワークを導入する背景として、働き方改革としての取り組みや住民サービスの向上といった目的があります。

実際にスマートワーク推進の事例として見られるのが、会議の効率アップや広範囲な情報共有、帳票や文書のペーパーレス化、部署間を超えたデータ活用などです。

また、状況や業務の内容に応じて柔軟な働き方を実現し、庁舎内で働く職員のコミュニケーションを活性化させるなど、このような指針でスマートワークを導入した事例もあります。

スマートワーク導入のメリット

自治体にスマートワークを導入するメリットについて解説していきます。

ICTツールの利用による生産性向上

スマートワークのポイントはICTを利活用する点です。

庁舎の業務においてもさまざまなICTツールを利用することにより、さらなる生産性の向上に期待できます。

時間や場所の制約を受けずに効率よく働けるようになるため、より高い成果を得られる可能性が高まるからです。

ワークライフバランスを実現できる

スマートワークが導入されれば、ワークライフバランスの実現に繋がります。

なぜならスマートワークのポイントが、時間や場所の制約を受けない働き方にあるからです。

スマートワークを導入することで、職員がより自由に働けるようになり、それによってプライベート時間が増えるでしょう。

生活とのバランスが調和し、仕事のモチベーションアップが期待できます。

人材の集約効果が得られる

ワークライフバランスが実現できる環境は、働く人たちにとって魅力的です。

スマートワークの導入により、人材の集約効果が得られます。

優秀な人材も集まりやすくなるため、業務の効率化や住民サービスの向上にも期待が高まります。

また、育児や介護の負担がある人材にとっても魅力的な環境であるため、労働力の確保にも貢献します。

スマートワーク実現に向けて新庁舎に求められる機能

自治体のスマートワークを実現させるには、業務の拠点となる庁舎の機能を充実させることも必要です。

ここからはスマートワーク実現を目的とする新庁舎に求められる機能について解説していきます。

ペーパーレス化

時間と場所を選ばない働き方を実現するために必要とされるのが、文書や資料のペーパーレス化です。

持ち運びの制約や準備コストの削減、盗難・紛失を防止するセキュリティ面において有効な効果を発揮できます。

また災害発生時に直接的な影響を受けない点もメリットの一つです。

文書の破損・紛失・焼失などを防げるため、自治体の業務継続性を高めることに繋がります。

そのほかスマートワーク実現のために必要なテレワークやABWにも寄与します。

可変性のある設備・家具

可変性のある設備・家具を新庁舎へ積極的に導入することも、スマートワーク実現のために求められる措置です。

可変性のある設備・家具が設置されていれば状況に応じたオフィス展開が可能になり、業務継続性を高めることに繋がります。

組織の改編や業務委託範囲の見直しにも柔軟に対応できることから、中長期的な変化への対策としても効果的です。

ユニバーサルレイアウト

ユニバーサルレイアウトとはデスクを横並びにして均一に配置し、役職席は設けないレイアウト方法です。

働き方が変わるような組織の改編にも柔軟に対応でき、動線が確保できることから職員のコミュニケーション活性化にも繋がります。

多様な働き方や他部署とのさらなる連携を可能にする、スマートワーク実現に必要な機能です。

スマートワーク実現のために必要な自治体の取り組み

スマートワーク実現のために必要な庁舎の機能に続いて、自治体がすべき取り組みについて解説していきます。

テレワーク推進

テレワーク推進は働く場所を選ばないという視点で、スマートワーク実現に必要な取り組みです。

テレワークには在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務の3種類があり、それぞれ自治体への導入事例もあります。

セキュリティの問題や労務管理がしにくいなどの課題はありますが、「場所にとらわれない仕事のスタイル」を実現するテレワークは、スマートワーク実現に必要なものです。

デバイスの貸与

スマートワーク実現において、ICTツールは必要不可欠のものです。

特に庁舎以外の場所で業務を遂行するには、ノートパソコンのほかにスマートフォンやタブレットなどの持ち運び可能なデバイスが必要になります。

そのため、自治体としてデバイスの貸与という取り組みも必要です。

Web会議システムの導入

会議の効率化や移動時間の削減において、高い効果を発揮するのがWeb会議システムです。画面共有や録画の機能を備えていれば、資料・議事録の作成費用まで低減できます。

ペーパーレス化も同時進行できれば、紙資料にかかるコストの大幅削減も可能です。

ビジネスチャットの導入

時間削減の面ではビジネスチャットの導入も有効な対策です。

職員同士なら会話形式で簡単にやりとりできることから、メールよりも短時間でコミュニケーションを確立できます。

すでに官公庁に導入されている事例もあり、業務で使われる一般的なメールより高水準のセキュリティという点も魅力です。

ABWへの理解

ABWとはアクティビティ・ベースド・ワーキングの略で、そのときの業務内容に合わせて働く場所を選択していく働き方のことです。

ひとりで集中できる隔離スペースや、クリエイティブな意思決定ができるエリアなど、庁舎内にさまざまな機能空間があれば、業務の効率アップに期待できます。

まとめ

新庁舎で自治体のスマートワークを実現するためには、ペーパーレス化・可変性のある設備・家具の設置・ユニバーサルレイアウトなどの機能が必要です。

同時に自治体の取り組みとして、テレワーク推進・デバイスの貸与・Web会議システムやビジネスチャットの導入などが求められます。

また、スマートワークを概念としたABWを取り入れる企業も増加してきており、自治体としての導入事例も珍しくありません。

新庁舎の建設は自治体のスマートワークを実現するチャンスとなります。

住民サービスの向上や職員の業務効率化を目指して、本記事を参考に積極的に取り組んでみてください。

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